VR: em três meses, Sistema Eletrônico de Informações já apresenta economia e agilidade nos processos

Após três meses da implantação do Sistema Eletrônico de Informações do Rio de Janeiro (SEI-RJ), através do Programa RJ Digital Municípios, a Prefeitura de Volta Redonda apresenta os primeiros resultados. Coordenada pela Secretaria Municipal de Planejamento, Transparência e Modernização da Gestão (Seplag), a ação tem como objetivo a desburocratização da gestão pública, dando mais agilidade aos processos, favorecendo a população.

Com a adesão ao programa, Volta Redonda contribui para tornar o Estado do Rio 100% digital. O SEI-RJ gera uma grande economia de papel e material de expediente, além de dar mais celeridade, transparência e eficiência aos processos. A substituição do papel também confere mais segurança e confiabilidade nos dados transmitidos e permite consultas mais ágeis e eficazes, além de melhor controle de prazos.

No período entre 15 de julho e 15 de outubro deste ano, o SEI em Volta Redonda registrou 1,5 mil usuários cadastrados, com 17,2 mil processos e 60 mil documentos gerados.

A fim de calcular o impacto econômico alcançado pela digitalização dos processos, a equipe da Seplag levou em consideração que 60 mil documentos físicos significariam, pelo menos, 120 resmas com 500 folhas de papel. Estipulando um custo de R$ 22,80 por cada resma, a digitalização dos processos resultou numa economia de R$ 2.736 somente em papel.

Se incluídas as capas para cada um dos 17,2 mil processos, a R$ 2,20 cada, seriam mais R$ 37.840,00; também seriam usados 40 tonners – R$ 10,4 mil no total, pois cada é capaz de imprimir cerca de 1,5 mil folhas. Tudo somado, o SEI gerou uma economia de R$ 51 mil, aproximadamente, nesses três primeiros meses.

“Além da economia em dinheiro, a digitalização das operações economizou o tempo de deslocamento dos processos. O SEI possibilita a atuação simultânea de diversas unidades em um mesmo processo, reduzindo o tempo de realização das atividades”, pontuou a secretária de Planejamento, Cora Peixoto da Silva.

Redução expressiva do impacto ambiental

De acordo com a equipe da secretaria, a tramitação de documentos por via eletrônica também vem atuando como estímulo à consciência ambiental, colaborando para a aplicação de conceitos de desenvolvimento sustentável na atual gestão administrativa, possibilitando a redução do impacto ambiental.

“Fizemos uma pesquisa para saber quantas folhas de papel são fabricadas com uma única árvore. Se considerarmos um exemplar padrão, como o eucalipto, podemos produzir 20 resmas de papel, que totalizam 10 mil folhas em tamanho A4 para cada tronco. Além disso, a produção de uma?folha de papel A4?consome cerca de 10 litros de água, além dos produtos químicos necessários. Por isso é fundamental adotar ações econômicas e racionais para minimizar esses impactos”, estacou Cora Peixoto.

Ela acrescentou ainda que o número de folhas de papel que a prefeitura deixou de usar nos três meses de implantação do SEI geraram economia de 600 mil litros de água.  

“Esses indicadores são bastante relevantes. É uma enorme satisfação acompanharmos os resultados exitosos dessa política interna, após todos os esforços iniciais desde a autorização de uso, as capacitações do corpo técnico e a familiarização dessa nova cultura. Agora podemos contar com um fluxo mais célere, que traz impactos positivos economicamente, para o meio ambiente, e, ainda, para a transparência e controle da instituição”, frisou a secretária.